АМАНД
консалтинг и внедрение -
ERP-система AXAPTA, система бюджетирования PlanDesigner

Анализ ликвидности в Аксапте

… или Возможности Аксапты по оперативному управлению денежными средствами.

Продолжим демонстрацию возможностей ERP системы Microsoft Axapta в области автоматизации процессов бюджетирования и финансового планирования.

Целью наших исследований будет анализ возможностей механизмов Аксапты, используемых при оперативном управлении денежными средствами: прогноз движения средств и расчёт потребности в валюте. В данном случае мы не будем создавать сквозной пример, как это было сделано при изучении бюджетирования, а изучим каждый механизм на отдельных небольших примерах.

Разумеется, решать проблему анализа ликвидности и оперативного управления денежными средствами можно и вручную либо с минимальной автоматизацией. Но использование встроенных средств ERP системы представляется более разумным.

Неоспоримым преимуществом ERP системы является её интегрированность. Именно она способна свести воедино сведения обо всех планируемых приходах и расходах денежных средств. При большом количестве клиентов и поставщиков составление платёжного календаря даже на небольшой период требует большого объёма ручной работы.

Ещё одним преимуществом системы Аксапта является возможность сценарного анализа ликвидности и расчёта потребностей компании в оборотных средствах. Например, можно для расчёта потребности в денежных средствах использовать прогнозы продаж в одном регионе одного товара по оптимистической модели, в другом – по пессимистической, а другого товара - наоборот.

Для анализа ликвидности компании с целью определения сроков и объёмов необходимого финансирования в Аксапте используются два последовательно используемых механизма: расчёт прогноза движения средств и расчёт потребности в валюте.

Рассмотрим оба механизма более подробно.

Прогноз движения средств.

Прогноз движения средств (в документации используется термин ассигнования, в английском интерфейсе – cashflow forecast) так же, как и бюджет, представляет собой планируемые проводки по счёту главной книги, но, в отличие от механизма бюджетирования, не имеет моделей. Таким образом, мы всегда имеем только один прогноз движения средств. Тем не менее, это нисколько не ограничивает возможностей системы по моделированию за счёт использования различных моделей прогнозов продаж и закупок, а также бюджетов для построения прогноза движения средств.

Прогноз движения средств не правится вручную, а формируется системой только автоматически. Источниками для построения прогноза движения средств являются:

По каждому счёту главной книги настройка параметров прогноза движения средств едина для всех бюджетных проводок по данному счёту. Бюджетная проводка формирует прогноз движения средств только при соблюдении двух условий настройки бюджета:

Как видим, прогноз движения средств опирается на значительную часть данных оперативной деятельности предприятия. То, что не учтено в других модулях системы, или, в случае, если модули не закуплены, необходимые данные можно смоделировать с помощью бюджетов.

Чтобы получить представление о том, как используются механизмы прогноза движения средств и расчёта потребности в валюте, продемонстрируем их работу на основе уже рассмотренной нами модели бюджетирования, которую мы дополним новыми данными, чтобы получить множество всех источников для прогноза.

Настройка прогноза движения средств.

Временную границу бюджета установим равную рабочей неделе с 27 по 31 декабря 2004 года.

При настройке прогноза движения средств на основе бюджетов есть риск настроить лишние проводки прогноза. Например, оплату коммерческих расходов в прогнозе движения средство можно настроить в бюджете коммерческих расходов и в бюджете продаж. А прогноз прихода денежных средств по продажам можно настроить ещё и в прогнозе продаж в модуле «Управление запасами» или в полученном из прогноза продаж бюджете в модуле «Главная книга».

В нашем примере мы придерживались правила настройки прогноза в источнике данных: движение денежных средств по закупкам и заказам (продажам) настраивали в соответствующих прогнозах, а оплату коммерческих расходов в бюджете коммерческих расходов. Таким образом, дублирования проводок прогноза движения средств не произошло.

Чтобы при расчёте прогноза движения средств учесть необходимость сокращения бюджета для начавшегося отчётного периода, например, месяца, используется ключ распределения. Для нашего примера, когда мы строим бюджеты помесячно, а расчёт ликвидности производим понедельно, имеет смысл создать ключ распределения, состоящий из четырёх строк - 25%, 50%, 75% и 100% - на каждую неделю месяца. Выбранный ключ указывается в форме «Параметры» модуля «Главная книга» на закладке «Бюджет».

Покажем настройку прогноза движения средств на примере одной проводки бюджета постоянных затрат, остальные бюджеты настраиваются аналогично.

В нужной модели бюджета указываем флаг «Прогноз движения средств»:

Создаём нужный ключ распределения:

Указываем ключ в параметрах модуля «Главная книга»:

Теперь создаём бюджетную проводку:

Указываем в ней флаг «Прогноз движения средств»:

Настраиваем условия оплаты для проводки, чтобы вся сумма была оплачена в конце квартала с добавлением НДС 18%:

В результате получим проводку прогноза движения средств:

Сумма проводки прогноза движения средств сформировалась следующим образом: сумма бюджета была сокращена на 75% на основании ключа распределения, а далее взято 118% от полученной суммы на основании настройки прогноза движения средств. Дата взята из условий оплаты в настройках прогноза движения средств.

Для расчёта прогноза движения средств на основании совершённых проводок главной книги достаточно сделать аналогичную настройку в плане счетов («Главное меню» - «Главная книга» - «План счетов») по кнопке «Настройки» - «Прогноз движения средств» на соответствующем счёте. Например, чтобы настроить оплату НДС, необходимо указать условия оплаты налога (например, 10 число следующего месяца), счёт, с которого производится оплата, и указать «-100%» в качестве процента платежа (тип разноски можно указать, но он используется только для удобства пользователя и для получения финансовых отчётов).

Для расчёта прогноза движения средств по закупкам, заказам, отгруженным и неоплаченным товарам, а также накладным на услуги, необходимо указать нужную настройку разноски для клиента или группы клиентов и определить условия оплаты.

Профиль разноски (или просто разноска) определяет бухгалтерские счета, на которые разносятся бухгалтерские проводки при проведении операций в системе. Для прихода денег в прогнозе движение средств используется счёт, указанный в поле «Закрытие» формы «Профили разноски» («Posting profiles»).

Условия оплаты определяют время между отгрузкой товара и оказанием услуг и датой оплатой. Например, таковы настройки условий оплаты отгруженных товаров и оказанных услуг в конце квартала:

Настройка прогноза движения средств на основе прогнозов продаж и закупок очень похожа на настройку прогноза движения средств на основе бюджетов главной книги. Единственное отличие – необходимость указания в прогнозе продаж (закупок) нужного клиента (поставщика) или группы клиентов (поставщиков). В этом случае система самостоятельно определит по условиям оплаты для данного (поставщика) или данной группы клиентов (поставщиков) дату оплаты для прогноза продаж, а по профилю разноски – счёт прихода (ухода) денежных средств и сформирует проводку прогноза движения средств. Например, прогноз продаж 5 шт. Товара А в нашем примере от 27 декабря и условиями оплаты в конце квартала сформируют такой прогноз движения средств.

Как видно из рисунка, прогноз движения средств по продажам включает в себя все планируемые проводки, как по отпускной цене товара, так и по его себестоимости.

Создадим заказ и укажем дату оплаты заказа на закладке «Цена/Скидка».

Аналогично настроим закупку и дату её оплаты.

Создадим по одной накладной в закупках и заказах.

Сделаем настройки прогнозов продаж и закупок, чтобы они отображались в прогнозе движения средств. Для этого для каждого прогноза нужно указать группы клиентов (поставщиков), по условиям оплаты которых система сама определит дату оплаты.

Расчёт прогноза движения средств.

Чтобы сформировать прогноз движения средств, нужно запустить периодическую операцию «Расчёт прогноза движения средств» («Calculate cashflow forecasts») из пункта меню «Главное меню» - «Главная книга» - «Периодические операции» - «Потребность в валюте» - «Расчёт прогноза движения средств». Данная операция на основании вышеперечисленных источников (бюджетов, прогнозов, закупок, проводок главной книги, отгруженных, но неоплаченных товаров и услуг) создаёт проводки прогноза движения средств. Увидеть проводки прогноза движения средств можно по кнопке «Прогноз движения средств» в форме «План счетов».

Теперь произведём расчёт прогноза движения средств и посмотрим его результат по счёту 51.101, нажав кнопку «Запрос» - «Прогноз движения средств» в форме «План счетов».

В форме показаны проводки прогноза движения средств с их источниками. Рассмотрим строки полученной формы более подробно.

Поле «Дата» обозначает дату проводки прогноза движения средств, «Сумма в валюте» - сумму проводки, где положительные значения является дебетовыми, а отрицательные - кредитовыми. Поле «Разноска» определяет тип проводки. Для анализа ликвидности он обычно не используется.

Поле «Источник» определяет модуль, в котором находится источник проводки:

В поле «Код» указывается номер объекта-источника: Заказа, Закупки, прогноза продаж (закупок) или накладной. В случае, если поле заполнено, по кнопке «Источник» можно попасть в соответствующую форму и увидеть источник данной проводки прогноза движения средств.

Но данная периодическая операция не производит анализ ликвидности и не рассчитывает потребности в валюте. Она не учитывает также текущие остатки на расчётных счетах и в кассах. Её основная задача – создать все проводки прогноза движения средств на основании данных во всех модулях системы.

На данных прогноза движения средств можно построить финансовые отчёты, также как и на основании разных видов бюджетов, сравнивая их между собой и фактическими данными.

Даже одного данного механизма достаточно для анализа потребности в денежных средствах, например, путём создания нужных финансовых отчётов. Тем не менее, в Аксапте предусмотрен специальный механизм для этой цели – расчёт потребности в валюте, результат которого более нагляден и удобен.

Расчёт потребности в валюте.

Перед запуском расчёта потребности в валюте (денежных средствах) необходимо в форме «Денежные средства» («Liquidity») из меню «Главное меню» - «Главная книга» - «Настройки» - «Разноска» - «Денежные средства» указать какие счета главной книги должны считаться денежными. Данная функция даёт возможность, например, использовать для расчёта ликвидности не только денежные счета, но и другие финансовые инструменты, например, краткосрочные ценные бумаги. Это особенно полезно, если компания часто использует их в своей операционной деятельности.

Чтобы запустить операцию, нужно в форме «Потребность в валюте» («Currency requirement») по кнопке «Расчет» произвести собственно расчёт потребности в денежных средствах. Анализ ликвидности производится в разрезе валют и учитывает текущие остатки денежных средств также в разрезе валют. Система позволяет получить анализ ликвидности также в основной валюте компании, при этом все потребности в других валютах рассчитываются по текущему курсу.

Полученный результат демонстрирует прогноз движения денежных средств с точностью до дня, суммирует все планируемые приходы и расходы денежных средств за день, и рассчитывает остатки денежных средств на конец каждого дня. В первой строке отображается текущий остаток по всем счетам денежных средств в данной валюте.

Прогноз можно просмотреть как в виде таблицы, так и в графическом виде.

По кнопке «Прогноз движения средств» можно узнать, из каких прогнозируемых проводок сформировалась сумма за день.

Выводы.

Проанализировав инструменты Аксапты, используемые для оперативного управления денежными средствами, можно прийти к следующим выводам.

Использование данного механизма в российских условиях явно потребует коренного пересмотра многих устоявшихся привычек.

Например, на большинстве знакомых мне предприятий решение об оплате того или иного счёта поставщика осуществляется путём создания заявок на оплату и утверждения оных в два и более этапов: виза начальника отдела, виза бухгалтера, виза финансового директора и т.п. Такой процесс не обязательно несёт в себе защиту от нецелевого использования денежных средств (как правило, воровать от этого не перестают), но позволяет руководству чувствовать, что «всё под контролем». Отучить клиента от такого порядка довольно сложно.

Есть ещё и другая привычка: утверждение плана расходов денежных средств на подразделение в виде бюджета с разбивкой по статьям, порой с немыслимой точностью. (Например, лично видел такой бюджет с суммой более полумиллиона долларов, минимальная статья которого была менее полусотни, бюджет составлялся на год.) Далее идёт отслеживание платежей по каждой статье в отдельности по каждому платежу. Разумеется, такой контроль у нас давно научились обходить (вспомните хотя бы фильм Эльдара Рязанова «Гараж»: «оплата такого-то у нас пошла по смете как оплата того-то….»). Тем не менее, данная практика очень широко распространена, особенно в крупных холдингах. В случае Аксапты отслеживать результаты расходования средств довольно легко и просто – путём создания и анализа соответствующих отчётов. Но для обеспечения контроля перерасхода средств при оплате счёта потребуется модификация.

Несмотря на явно полезные механизмы Аскапты для управления денежными средствами, невозможно не высказать ряд замечаний.

Очень большое неудобство составляет невозможность «обратного» просмотра результатов анализа ликвидности – понять, куда пойдут деньги. В интерфейсе формы «Потребность в валюте» не предусмотрена возможность перехода от строк прогноза движения средств к их источникам. Данное неудобство легко исправляется модификацией, но странно, что это не было предусмотрено в стандартной функциональности, тем более, в остальных частях системы данная возможность предусмотрена повсеместно. Тем более, что в форме «План счетов» такая функция успешно работает, как и было продемонстрировано.

Графический интерфейс может показывать движение денежных средств – приходы и расходы, но нельзя построить график остатков денежных средств, чтобы наглядно показать момент ухода остатков на счетах в минус, приходится это делать экспортом в Excel.

Очень неудобным, на мой взгляд, является отсутствие единого интерфейса, позволяющего изменять даты оплаты счетов, - приходится править в каждой закупке в отдельности. Как правило, принятие решений о переносе платежей производится на самом высоком уровне, финансовым, а часто генеральным директором, а не функциональными менеджерами. Поэтому данный интерфейс был бы очень удобен.

Но самой сложной проблемой при внедрении данной функциональности видится не недостатки программы (они как раз очень легко решаются), а переобучение персонала заказчика….

Михаил Андреев. 2005. Email: ma@amand.ru

| о компании | cтатьи | ссылки |      ©Amand 2004-2006 www.amand.ru