АМАНД
консалтинг и внедрение -
ERP-система AXAPTA, система бюджетирования PlanDesigner

Управленческий учет, бюджетирование и IT-решения

Цели и задачи управленческого учета

В настоящее время требования к управлению предприятием (компании, холдингом) достигли того уровня, когда менеджменту требуется точный инструмент, адекватный тем задачам, которые стоят перед предприятием. Поэтому все большое внимание в компаниях уделяется управленческому учету.
Под системой управленческого учета понимают систему учета расходов и доходов, планирования, контроля и анализа, обобщающую и систематизирующую информацию для оперативных управленческих решений текущего и будущих периодов. Система управленческого учета строится, исходя из целей и решения задач, которые являются приоритетными для акционеров и руководителей компании.

Основными целями управленческого учета в компании, например, могут быть:

Задачей управленческого учета является поддержка управленческих решений - обеспечение менеджеров компании всех уровней информацией, позволяющей им управлять компанией с максимально возможной степенью эффективности.

Информационные технологии и управленческий учет

Безусловно, базисом управленческого учета является та методология, которая используется в компании. Но не меньшее значение имеют и информационные технологии, обеспечивающие реализацию поставленных целей.

Наметилась определенная тенденция в структуре предлагаемых решений. В компании, как правило, используется и учетная система и система бюджетного управления и контроля, между которыми реализована интеграция (в том или ином виде).

Основная функция учетной системы – это оперативный учет результатов финансово - хозяйственной деятельности компании с требуемой степенью детализации.

Интегрированная система бюджетного управления и контроля предназначена для автоматизации информационного обеспечения функций управления (анализа, планирования, оценки результатов, контроля и перепланирования ключевых показателей финансово-хозяйственной деятельности) компании.

Безусловно, в предлагаемых на рынке программных продуктах, например ERP-система Axapta, имеются инструменты для реализации и того и другого решения[см. Пример бюджетирования в Axapta].

Однако, как показывает опыт, наиболее эффективно использовать для этого специализированные системы. Пример такой интеграции систем представлен на рисунке

Можно отметить, что еще в 2004 году руководство сети дискаунтеров “Дикси” планировало в качестве системы оперативного учета финансово-хозяственной деятельности на уровне холдинга использовать ERP-систему Axapta, а создание системы бюджетирования предполагалось на базе BPM-системы “ Hypirion”.

Особенно такая архитектура решения (совместное использование учетных систем и система бюджетного управления и контроля) актуальна для крупных холдингов, имеющих сложную пространственно-разнесенную структуру филиалов, и где требуется управляющей компании холдинга собирать консолидированную картину всего финансового состояния холдинга.

Системы бюджетного управления и контроля

На российском рынке можно отметить следующие системы масштаба предприятия, используемые для автоматизации бизнес-процессов бюджетирования:

Система бюджетного управления PlanDesigner

Остановимся чуть подробнее на системе PlanDesigner. Интегрированная система бюджетного управления и контроля на основе системы PlanDesigner реализует полный цикл управления и позволяет:

  • Связать факторы, важные для принятия управленческих решений, в целостную картину, (которая к том же прозрачна для анализа)
  • Выявлять роль и вес факторов, влияющих на достижение целей предприятия
  • Оперативно контролировать текущую деятельность любого менеджер2а предприятия, через управление по отклонениям
  • Связать мотивацию менеджеров с результатами деятельности преприятия через определение их доли в финансовом результате предприятия
 
Эти возможности обеспечиваются тем функционалом, который уже реализован в системе PlanDesigner. Ниже приведена сравнительная таблица функционала продуктов класса BPM (по данным компании S-Lab ©MATRIXGROUP)

где в ценовой нише продукта использованы обозначения

Таким образом, соотношения «качество решения»/«цена продукта» позволяет говорить о значительном потенциале системы PlanDesigner на российском рынке.

Кратко остановимся на основных элементах системы PlanDesigner.

Основные элементы PlanDesigner

PlanDesigner можно рассматривать как конструктор, из элементов которого и строится решение для конкретного предприятия. Обычно в качестве элеменарных кирпичиков для строительтва выделяют три базовых понятия: измерения, кубы, связи.

Кубы и измерения

Основным базовым элементом системы PlanDesigner является понятие «куба». Куб – это многомерная матрица, в ячейках которой содержаться числовые данные. Пример трехмерного куба представлен на рисунке 1. Он содержит данные об объеме продаж (количество проданных товаров) оптового отдела некоторой оптовой компании.

Оси многомерной системы координат куба – это «измерения». Они задают координаты ячеек, в которых и располагаются числовые данные. (В качестве измерений могут выступать справочники учетных систем.)

В данном примере использованы измерения:

Выделенная фиолетовым цветом ячейка «2004год-Продукт2-Менеджер3» содержит значение 15 000 – данные об объёме продаж продавцом Менеджер3 в 2004 году Продукта2.

В общем случае Куб может содержать любое, но не менее двух, измерений.

Визуализация данных
Для визуализации данных, хранящихся в кубе, используется привычное табличное «представление» (или «срез»)

Для создания нужного представления «вращают куб», меняя измерения местами. Можно «разрезать» куб поперёк одной или несколькими осями, фиксируя на этих осях какой-либо один атрибут. Например:

Двумерный срез куба, разрезанный по продавцу Менеджер 3 и развёрнутый по «годам» и «продуктам».

Если разместить на оси «строк» или оси «столбцов» более двух измерений, то получим двумерную иерархическую таблицу с большим числом развёрнутых измерений, например:

Особенности Измерений

Измерения в PlanDesigner могут включать в себя не только перечень простых атрибутов. Например, в рассматриваемом примере , как правило , интересуют итоги:

Их можно получить, если в измерениях определить атрибуты через формулы, т.е. атрибут «Всего по продавцам» в измерении «Продавцы» равен «Всего по продавцам» = «Менеджер 1» + «Менеджер 2» + «Менеджер 3».

Соответственно, атрибуты :
«Всего по продуктам» = «Продукт 1» + «Продукт 2» + «Продукт 3»
«Всего за период» = «2004 год» + «2005 год» + «2006 год»

На рисунке показан «кубик», c данными атрибутами в измерениях

в системе PlanDesigner срез по фронтальной плоскости этого кубика может выглядеть как:

и суммарный результат, как видно на рисунке, «Всего за период», «Всего по продуктам», «Всего по продавцам» равен 1 368 000.

В измерениях возможно использовать атрибуты, в которых задаются не только простое суммирование. Например, измерение «выручка», которое рассмотрим чуть ниже, содержит атрибуты: «количество», «цена», «стоимость». Причем атрибут «стоимость» рассчитывается как «стоимость» = «количество» *«цена».

Связи

Другим концептуальным понятием в PlanDesigner является понятие “связи”. Связь – это правило преобразования данных, согласно которому данные из ячейки «куба–источника» попадает в ячейку «куба-приемника».

Рассмотрим ситуацию, когда есть прайс-лист на товары, установлены объемы продаж по продуктам и продавцам и представляет интерес видеть в одном месте объемы продаж в количественном и стоимостном выражении.

Уже есть один куб в котором приведены данные об объемах продаж в количественном выражении. Рассмотрим новый куб “PriceList”, в котором заданы цены товаров. Он состоит из уже рассмотренных выше измерений “Продукты” и “Годы”

Сооветственно в системе "PlanDesigner" он будет выглядеть как обычная двумерная матрица.

Создадим куб “Продажи”, в котором содержаться измерения:

И определим две связи

которые после их создания в PlanDesigner могут выглядеть как представлено на рисунке:

Первая связь передает в куб “Продажи” данные о количестве продаж товаров из куба “Объем продаж”.

После выполнения этой связи в кубе “Продажи” появятся данные:

Вторая связь передает в куб “Продажи” данные о цене товара:

После выполнения этой связи в кубе “Продажи” появятся данные:

И после расчета куба получим полную картину о продажах в количественном и стоимостном выражениях:

Набор кубов и связей между ними позволяют создавать совокупность связанных многомерных бюджетов. Обычно модель системы бюджетного управления и контроля содержит в своем составе не менее нескольких сотен кубиков. Эти кубы собираются в модели (например, модели “Операционный бюджет продаж – план”, “Операционный бюджет продаж – факт” ), в свою очередь модели собираются в группы (например, “Бюджет Холдинга”, “Бюджет Управляющей компании”, “Бюджет Филиала 1”, “Бюджет Филиала 2” и т.д.).

Выводы

Таким образом, в статье затронуты некоторые проблемы реализации управленческого учета в части систем бюджетного управления и контроля. На примере системы PlanDesigner рассмотрены те "кирпичики", из которых строится решение для автоматизации бизнес-процессов бюджетирования предприятий. В следующей статье будет рассмотрен пример модели системы бюджетного управления и контроля для торговой организации и ее реализацию в системе PlanDesigner.

Автор выражает признательность и благодарность руководителям группы компаний ©MATRIXGROUP, за любезно предоставленные материалы и разрешение их использовать в статье.

Михаил Ковалев.   2005.   Email: mkovalev@amand.ru

| о компании | cтатьи | ссылки |      ©Amand 2004-2006 www.amand.ru